Comment communiquer les résultats d’une analyse ROI?

Nous voici arrivé au cinquième et dernier billet de cette série portant sur l’analyse de la performance d’un programme de formation. Pour ceux et celles qui en sont à une première visite, prenez note que les billets précédents ont présenté les 4 premières étapes de la méthodologie ROI du Dr Jack Phillips, c’est-à-dire:

  1. Alignement des objectifs de l’étude ROI sur les objectifs d’affaires
  2. Collecte de données (pendant et après l’implantation de la solution)
  3. Isolation des impacts réels d’un programme de formation et leur conversion en valeur monétaire
  4. Calcul du ROI

Vous en êtes maintenant rendus à communiquer les résultats de l’étude ROI à toutes les personnes ou groupes concernés. Mais avant de transmettre toute information, vous devez d’abord choisir la ou les raisons pour communiquer vos résultats. Est-ce pour accroître davantage l’engagement de vos employés? Désirez-vous démontrer la contribution du programme de formation par rapport aux objectifs d’affaires établis lors de l’étape de planification? Cherchez-vous à accroître le support de la direction ?…

Après avoir défini les raisons, vous pouvez alors identifier les personnes ou groupes susceptibles d’être intéressés à obtenir les résultats de l’analyse ROI. Il peut s’agir d’un vice-président qui a commandité le programme de formation, l’équipe responsable du projet, de l’ensemble des employés, etc. Peu importe la clientèle visée, il est impératif de communiquer les résultats dès qu’ils deviennent connus. Il faut toutefois s’assurer que l’auditoire soit prêt à connaître les résultats. De plus, la communication doit être faite sur mesure pour chaque auditoire en fonction des intérêts, des besoins et des attentes du groupe ciblé. Par exemple, un vice-président préférera lire un sommaire exécutif plutôt qu’un rapport complet. Enfin, la communication doit être cohérente (« consistent »). Si un groupe a l’habitude de recevoir régulièrement les résultats, il doit constamment pouvoir les recevoir même s’ils s’avèrent négatifs.

Voici le processus pour communiquer les résultats d’une étude ROI:

  1. Analyser les besoins en termes de communication des résultats. Pourquoi les communiquer?
  2. Établir un plan de communication : détaillés les résultats à communiquer
  3. Cibler les auditoires auxquels seront présentés les résultats
  4. Développer des cartes de pointage au cours de l’évaluation (voir plus loin dans ce billet) et un rapport final expliquant les résultats de l’ensemble de l’étude ROI
  5. Choisir le média approprié pour chaque auditoire

Le tableau suivant suggère le média à utiliser en fonction de l’auditoire ciblé.

Auditoire

Rapports détaillés

Rapports sommaires

Rapport électronique

Publications de masse

Exécutifs

Étude d’impact

Sommaire exécutif

Site internet

Annonces

Gestionnaires

Étude de cas interne

Présentation Powerpoint ou carte de pointage

Courriel

Bulletins

Parties prenantes

Étude de cas externe

Sommaire d’une page

Blog

Lettre d’information

Employés

Articles de magazine ou journal

Brochure

Vidéo

Articles brefs

Regardons plus en détail certains médias régulièrement utilisés pour communiquer les résultats d’une étude ROI.

La carte de pointage

Vous n’avez pas à attendre la fin de l’implantation d’une initiative RH avant de communiquer les résultats. Vous pouvez les transmettre tout au long de l’analyse ROI. Afin de présenter les résultats d’un niveau d’évaluation ou plusieurs niveaux au cours de l’analyse (par exemple les niveaux Réaction et Apprentissage), vous pouvez utiliser une carte de pointage. Cet outil est en fait un tableau regroupant le sommaire des résultats de chacun des niveaux complétés. Il permet d’avoir une vision macro d’un succès. Elle peut servir de bref rapport à la direction. Elle démontre l’alignement entre les projets, les objectifs stratégiques et les objectifs opérationnels. En somme, elle présente les données issues de la collecte de données, deuxième étape de la méthodologie ROI.

Tel que discuté dans le billet Collecter des données pour évaluer la performance d’un programme de formation, vous deviez définir l’envergure de l’étude ROI lors de l’étape de planification. Conséquemment, vous avez sélectionné les données à recueillir pendant et après la réalisation du programme de formation. La carte de pointage doit réfléter les choix réalisés au début de l’étude. Celle-ci peut donc inclure jusqu’à 6 types de données, soit :

  • Niveau 1 – Réaction / Satisfaction
  • Niveau 2 – Apprentissage
  • Niveau 3 – Application / Inhibiteurs / Catalyseurs
  • Niveau 4 – Impact d’affaires
  • Niveau 5 – ROI
  • Bénéfices intangibles

Voici l’exemple d’une carte de pointage

Q1

Q2

Q3

NIVEAU 1

Utilité

4,2 sur 5

Utilité

4,3 sur 5

Pertinence

4,1 sur 5

Pertinence

4,3 sur 5

Intention d’utiliser

3,9 sur 5

Intention d’utiliser

4,2 sur 5

NIVEAU 2

Observations

7,5 sur 10

Observations

8 sur 10

Test

83%

Test

78%

NIVEAU 3

Fréq utilis.

Fréq utilis.

Haute

45% des part.

Haute

70% des part.

Moyenne

40% des part.

Moyenne

20% des part.

Faible

15% des part.

Faible

10% des part.

NIVEAU 4

Augm. Ventes

4%

Augm. Ventes

8%

Augm. product.

10%

Augm. product.

14%

Marges

Marges

1%

NIVEAU 5

RBC

2,35

ROI%

135%

FACTEURS INTANGIBLES

Plus grande motivation, Augmentation de la satisfaction client

Dynamisme de l’équipe des ventes, Transformation de la culture interne

Le rapport final

Lorsque l’étude ROI est terminée, votre équipe d’évaluation doit rédiger un rapport complet. Vous pouvez ensuite extraire des parties du rapport final pour les présenter à chaque groupe ciblé dans le plan d’analyse ROI. Les données normalement présentées dans le rapport final sont:

  • Information générale
  • Objectifs de l’étude
  • Fondement (Méthodologie de l’étude)
  • Niveaux d’évaluation
  • Collecte de données
  • Isolation des effets du programme
  • Conversion des données en argent
  • Coûts de la solution (Résultats)
  • Réaction et action planifiée
  • Aprentissage et confiance
  • Application et implantation
  • Barrières et éléments facilitateurs
  • Impact sur les affaires
  • Liaison avec les indicateurs
  • Calcul du ROI
  • Bénéfices intangibles (Interprétation)
  • Conclusions
  • Recommandations

Le rapport final est un outil puissant, car il peut vous aider à démontrer la rentabilité (ou la non rentabilité) d’un programme de formation. Vous pouvez l’utiliser pour comparer les données obtenues lorsqu’un programme de formation est implanté à plus d’une reprise. Enfin, vous pouvez utiliser l’expérience acquise par votre équipe RH pour raffiner vos méthodes d’évaluation de la performance de vos programmes de formation et réviser vos politiques en matière de gestion des ressources humaines.>

Le sommaire exécutif

Si vous devez présenter les résultats d’une analyse ROI à des exécutifs, il est préférable de synthétiser les informations provenant du rapport final sous la forme d’un sommaire exécutif. Ce document inclut normalement :

    • Description du projet ou programme et la raison pour laquelle il a été évalué
    • Étapes de la méthodologie RO
    • Résultats de Réactions et d’Apprentissage
    • Données d’Application et d’implantation
    • Liste des inhibiteurs (barrières) et des éléments facilitateurs
    • Coûts du projet
    • ROI
    • Bénéfices intangibles
    • Crédibilité des données
    • Conclusions
    • Recommandations

Conclusion

Si vous avez eu l’opportunité de lire les cinq derniers billets, vous avez acquis suffisamment de connaissance sur la méthodologie ROI pour déterminer si cette méthode reconnue internationalement pourrait s’avérer utile pour votre organisation. Vous avez aussi acquis le bagage nécessaire pour évaluer de manière structurée un projet RH de taille raisonnable, afin de vous faire la main. Si vous désirez en apprendre davantage avant de vous lancer, vous êtes invités à visiter le site www.talentuum.com

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Louis Larochelle
Vice-président Services Professionnels
Talentuum

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